§1 Navn og formål
Foreningens fulde navn er Foreningen Ugerløse Lokalforum, og den er hjemmehørende i Ugerløse Sogn, Holbæk Kommune. Formålet med Foreningen Ugerløse Lokalforum er:
1.1. At fungere som bindeleddet mellem på den ene side Kommunalbestyrelsen og administrationen i Holbæk Kommune samt andre offentlige myndigheder, og på den anden side indbyggere, foreninger og institutioner (lokale interessenter) i Ugerløse Lokalområde. Foreningen Ugerløse Lokalforum er Kommunalbestyrelsens lokale dialogpart i forbindelse med emner der har bred interesse i lokalområdet, og er høringspart i sager vedrørende lokalområdets fortsatte udvikling. Samtidig kan Foreningen Ugerløse Lokalforum koordinere og formidle lokale interessenters meninger til Kommunalbestyrelsen.
1.2. At fungere som overordnet ansvarlig for underudvalg og arbejdsgrupper jf. § 6
§2 Ansvar og kompetence
Foreningen Ugerløse Lokalforum har kompetence til at repræsentere lokalområdet over for Kommunalbestyrelsen og andre offentlige myndigheder i generelle spørgsmål. Denne kompetence ændrer ikke på, de enkelte lovfæstede og selvejende bestyrelsers kompetence til at repræsentere og varetage disse institutioners særskilte interesser.
Foreningen Ugerløse Lokalforum skal sikre en løbende dialog med Kommunalbestyrelsen for at fremme udviklingen i lokalområdet. I den forbindelse kan der nedsættes arbejdsgrupper, der kan udarbejde oplæg med henblik på at understøtte foreningens arbejde og indflydelse på Kommunalbestyrelsens beslutninger.
Foreningen Ugerløse Lokalforum kan til enhver tid nedsætte relevante underudvalg og arbejdsgrupper, dog skal det udvalg jf. § 6.3 altid nedsættes.
2.1. Medlemmer af Lokalforums bestyrelse, har som repræsentanter for byens interessenter, oplysningspligt til loyalt og ubetinget at informere øvrige medlemmer af Lokalforums bestyrelse, omkring emner som har interesse i lokalområdet, i det omfang det er muligt.
Med bred interesse i lokalområdet menes f.eks. emner som berører øvrige interessenter, ændringer af lokalplaner m.m.
2.2. Lokalforums bestyrelse koordinerer og prioritere emner og projekter som har bred interesse i lokalområdet min. 1 gang om året.
§3 Foreningen Ugerløse Lokalforums sammensætning
Medlemmer i Foreningen Ugerløse Lokalforum er foreninger, erhvervsliv og borgere med hjemsted i Ugerløse Sogn, samt institutioner beliggende i Ugerløse Sogn, og hvis primære interesser er i lokalområdet. Enhver borger over 15 år er automatisk medlem af foreningen.
For foreninger og institutioner gælder endvidere, at de skal have udarbejdet vedtægter vedtaget på en offentlig generalforsamling eller via lovgivning. Dens vedtægter skal være offentligt tilgængelig.
Foreninger må ikke være kommercielle, så betragtes de som erhvervsliv.
Medlemskab af foreningen er gratis.
§4 Bestyrelsen sammensætning
Bestyrelsen i Foreningen Ugerløse Lokalforum består af repræsentanter for de i § 3 nævnte interessenter.
4.1. På den årlige generalforsamling kan foreninger og institutioner indstille hver én repræsentant, der dermed er valgt til bestyrelsen. I tilfælde af forfald i valgperioden, er den berørte forening eller institution berettiget til at stille med en suppleant.
4.2. Repræsentanter for erhvervslivet kan på den årlige generalforsamling, efter fælles overenskomst, indstille op til 2 repræsentanter, der dermed er valgt til bestyrelsen. Såfremt der ikke er opnået enighed blandt erhvervslivet om indstilling af 2 repræsentanter til generalforsamlingen, foretages der valg blandt kandidaterne under generalforsamlingen. Stemmeberettiget er alle der driver aktivt erhverv i lokalområdet. I tilfælde af stemmelighed foretages der omvalg mellem de kandidater der har stemmelighed, hvor alle fremmødte medlemmer på generalforsamlingen har stemmeret.
4.3. I bestyrelsen kan indgå op til 4 repræsentanter for indbyggerne i lokalområdet. Disse repræsentanter vælges direkte på den årlige generalforsamling. Alle foreningens medlemmer jvnf. §3 er valgbare. Ved flere end 4 er opstillede, vil repræsentanter som ikke er med i hovedbestyrelsen for en forening eller institution som i forvejen er repræsenteret i lokalforum, have første ret.
Stemmeberettigede er alle medlemmer jvnf. §3, som er tilstede på generalforsamlingen.
4.4. Udvalgsrepræsentanter jvnf. § 6, indgår som medlemmer af bestyrelsen i Lokalforum.
4.5. Bestyrelsen skal bestå af mindst 5 personer. Er det ikke muligt at opstille 5 personer, indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling
§5 Bestyrelsens konstituering
Bestyrelsen konstituerer sig selv med en formand, en næstformand, en kasserer og en sekretær efter hver generalforsamling.
5.1. Formanden indkalder til og leder bestyrelsens møder og har i tilfælde af stemmelighed den udslagsgivende stemme.
5.2. Næstformanden kan i tilfælde af formandens forfald træde i dennes sted.
5.3. Kassereren er ansvarlig for lokalforums midler, herunder de midler der måtte blive bevilget af kommunen. Regnskab aflægges over for bestyrelsen og generalforsamlingen
5.4. Sekretæren fører lokalforums protokol og sørger for at protokollen og relevante dokumenter bliver tilgængeligt for medlemmerne og at protokollen bliver lagt online og tilgængelig for alle.
§6 Underudvalg og arbejdsgrupper
6.1. Underudvalg
Underudvalg varetager selvstændigt driften inden for deres område, ud fra de rammer og instrukser, som er fastsat af bestyrelsen. Budgetter skal godkendes af bestyrelsen, hvorefter udvalgene selvstændigt kan råde over egne pengemidler inden for budgettets rammer. Regnskabet for et underudvalg føres uafhængigt af de øvrige aktiviteter i Ugerløse Lokalforum, af kassereren og skal godkendes på den årlige generalforsamling i Ugerløse Lokalforum. En repræsentant fra udvalget kan indgår som medlem af bestyrelsen. Underudvalg refererer til Ugerløse Lokalforum bestyrelse. Ved opløsning/afslutning af et underudvalg tilfalder evt. aktiver og ubrugte midler Ugerløse Lokalforum.
6.2. Arbejdsgrupper
En arbejdsgruppe nedsættes ad hoc af bestyrelsen. Initiativtageren(erne) præsenterer bestyrelsen for forslaget. Herefter tager bestyrelsen stilling til oprettelsen af arbejdsgruppen. En arbejdsgruppe består af den til enhver tid nødvendige antal medlemmer for at arbejdsgruppen kan udføre sit arbejde. Hvis en arbejdsgruppe ikke er repræsenteret i Ugerløse Lokalforum, har arbejdsgruppen adgangs- og taleret med ét medlem til bestyrelsesmøder. Arbejdsgrupper refererer til Ugerløse Lokalforum bestyrelse. En arbejdsgruppe opløses automatisk efter opgaven/projektets afslutning, evt. aktiver og ubrugte midler tilfalder Ugerløse Lokalforum.
6.3. Faste Udvalg
Et Flag og juleudsmykning udvalg med følgende formål og opgaver.
Skaffe midler og frivilligt arbejdskraft til opsætning, drift, udbygning og vedligeholdelse af flagallé og juleudsmykningen til opsætning i Ugerløse. Udvalget konstituerer sig med en formand og en næstformand og skal består af minimum 2 medlemmer. Regnskabet for flag- og juleudsmykningsudvalget føres uafhængigt af de øvrige aktiviteter i Ugerløse Lokalforum og skal godkendes på den årlige generalforsamling. Op til to repræsentanter indgår som medlem af bestyrelsen.
Ved opløsning af underudvalg tilfalder aktiver og ubrugte midler Ugerløse Lokalforum.
§7 Foreningen Ugerløse Lokalforums økonomi
7.1. Foreningen Ugerløse Lokalforum administrerer og træffer beslutning om anvendelse af de økonomiske midler, der stilles til rådighed af kommunen eller tilvejebringes på anden måde.
7.2. Foreningen Ugerløse Lokalforum tegnes af kasserer og formand i forening, eller et bestyrelsesmedlem i forening med en af de førnævnte.
§8 Borgermøder og generalforsamling
8.1. Foreningen Ugerløse Lokalforum skal sikre forberedelse og afvikling af møder med repræsentanter fra Holbæk kommune. Møderne har til formål at sikre information, dialog og kommunikation.
8.2. Borgermøder indkaldes af bestyrelsen efter behov.
8.3. Foreningen Ugerløse Lokalforum indkalder herudover til en årlig generalforsamling, der indkaldes med min. 20 dages varsel, enten ved husstandsomdelt brev/folder eller annoncering i lokalpressen, eller med opslag centrale steder i byen, samt på hjemmesiden & sociale medier. Mødet afholdes i første kvartal af året. Generalforsamlingen skal som udgangspunkt gennemføres ved fysisk fremmøde, dog kan bestyrelsen vælge at afvikle generalforsamlingen online, ved Statslig restriktioner såsom forbud mod fysisk sammenkomster. Generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte deltagere.
8.4. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal foreligge skriftligt og være formanden i hænde senest 10 dage før mødet. Lokalforum offentliggør indkomne forslag senest 2 dage før mødet på lokalforums hjemmeside.
8.5. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes såfremt et flertal af bestyrelsen eller mindst 30 borgere forlanger det, med angivelse af dagsorden. Anmodning skal forlægges formanden, og Ekstraordinær generalforsamling skal derefter afholdes inden 30 dage
8.6. Generalforsamlingen har følgende dagsorden:
- Valg af dirigent
- Valg af stemmetæller
- Bestyrelsens beretning
- Fremlæggelse af regnskab/økonomisk oversigt, til godkendelse
- Fremlæggelse af regnskab/økonomisk oversigt for Flag- og juleudsmykningsudvalget, til godkendelse
- Indkomne forslag
- Præsentation af bestyrelsesmedlemmer for foreninger og institutioner.
- Præsentation af underudvalg og deres bestyrelsesmedlemmer.
- Valg af borgerrepræsentanter
- Valg af bilagskontrollant. Første gang 2, derefter skiftevis en hvert år
- Præsentation af erhvervslivets repræsentant(er) og evt. valg mellem disse.
- Eventuelt.
§9 Vedtægtsændringer
9.1. Ændringer i vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Ændringerne træder i kraft med virkning efter den generalforsamling, de vedtages på
§10 Opløsning af Foreningen Ugerløse Lokalforum
10.1. Skal ske på 2 af hinanden indkaldte generalforsamlinger, med 30 dages mellemrum. Opløsning skal ske med 2/3 flertal på første generalforsamling, og simpelt flertal på anden generalforsamling.
10.2. Ubrugte midler skal tilgå aktiviteter i Ugerløse sogn, efter indstilling fra bestyrelsen og godkendelse på generalforsamlingen
§11 Ikrafttræden
Disse vedtægter træder i kraft efter den på generalforsamlingen 15. marts 2023
